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关键的全球性大会，领域关键大会，著名企业全世界或是区服大会，参加者一般总数较多，真实身份较高，假如在主办方所在城市，车队管理很有可能不是问题，假如在外地举行，那麼车队管理就非常值得认真科学研究。

一般，上海汽车租赁外地举行会议大部分授权委托本地技术专业公司代理商，车队管理牵涉到主办方与代理商方的沟通交流，还牵涉到大会主办地的货源难题。

针对主办单位，一般只明确提出出行规定及分配规定，而代理记账公司则要考虑到日程安排，预订的有效车子总数，走动時间及路线这些。

因而，主办单位应当事先告知代理商方相对性精确的与会人员到达時间，总数，此时间范围内到达顾客的真实身份及车子应用规范，并告知代理商方假如发生与预告片情况不符合时期待采用的上海汽车租赁补救对策及想要为之担负的成本。